Consejos útiles

Cómo escribir una agenda para una reunión

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Una agenda bien formada responde cinco preguntas básicas sobre la reunión. Las primeras cuatro son fáciles de responder, y la quinta pregunta puede ser difícil. Estas son las preguntas.

1. ¿Qué grupo participa en la reunión? ¿Cuál es el nombre del grupo o equipo participante? Este punto debe aclararse al comienzo de la agenda, por ejemplo:

  • reunión ejecutiva
  • reunión del departamento de producción
  • Comité corporativo de Nochevieja.

El nombre del grupo explica quién debe asistir y quién no. Con este enfoque, los especialistas que se suponía que iban a venir, pero que no se presentaron, no podrían decir: "No sabía que necesitaba estar presente", y los participantes que no podían ayudar en la reunión no distraerían a los demás.

2. ¿Cuándo tendrá lugar la reunión? - Fecha y hora. ¿Cuándo se realizará la reunión, a qué hora comenzará y cuándo finalizará? Si este elemento no existe, los participantes no aparecerán a tiempo, la reunión se retrasará y se violará el horario de trabajo.

3. ¿Cuál es el propósito y el significado de la reunión? ¿Por qué estamos saliendo? ¿Cuál es el significado general de la reunión y qué debemos lograr? Una reunión puede tener varios objetivos, pero si no hay ninguno, la reunión pierde todo significado.

4. ¿Qué temas debemos considerar? ¿En qué temas, preguntas o inquietudes se enfoca la reunión? Anótelos en la agenda en el orden en que serán considerados. Además, incluya una introducción y un resumen en la agenda que lo ayudarán a comenzar la reunión y finalizarla con un resumen.

5. ¿Qué procesos se utilizarán para abordar cada tema? El proceso describe cómo el grupo resolverá cada problema de principio a fin y consta de dos elementos:

  • pasos a seguir cuando se trata cada tema o pregunta,
  • empleados que participarán en la resolución de estos problemas en cada etapa.

Para ilustrar el proceso de discusión, considere un ejemplo. Supongamos que su equipo está trabajando en un problema de servicio al cliente. Parte de la reunión de hoy está dedicada a encontrar una solución a este problema. Esta parte de la agenda puede verse así.

Discusión inicial de ideas.

  1. Explicación. Los participantes nombran ideas que necesitan aclaración, el grupo las discute.
  2. Consolidación. El grupo discute si se pueden combinar y combinar diferentes ideas.
  3. Cribado. El grupo descubre si algunas ideas pueden eliminarse.
  4. Categorización. El grupo discute si hay un tema común para algunas ideas y, de ser así, las agrupa en categorías.

Movimiento para resolver un problema.

  1. Definición de los próximos pasos y acciones: los participantes en la reunión hablan por turno.
  2. Aprobación de los próximos pasos y acciones, discusión grupal y creación de consenso.

Como puede ver, en el proceso de resolución de problemas, el grupo recibe respuestas a las preguntas “¿Qué? Como? y ¿Quién? "Es decir," ¿En qué estamos trabajando, cómo trabajaremos y quién participará en cada etapa? " Un plan de acción claro ayuda a los participantes a centrar su atención en un tema importante y permite que todas las partes interesadas hablen.

Es posible que desee que los cinco elementos de la agenda con nombre sean aún más estructurados. Si siente que necesita aumentar la disciplina y la actividad de los participantes, puede usar las herramientas de la siguiente lista.

Tema especial A veces, las reuniones se pueden dedicar a temas específicos. En este caso, indique este tema inmediatamente después del nombre del grupo de participantes.

Lugar de la reunión. Cuando un equipo celebra reuniones en diferentes lugares todo el tiempo, es necesario indicar dónde se realizará esta reunión.

Nombres de los participantes. Los nombres de los participantes deben indicarse si se reúne un equipo relativamente joven, un equipo multifuncional o un consultor externo o un representante de la gerencia participarán en la reunión.

La cantidad de tiempo asignado para cada tema. Limitar el tiempo para cada pregunta ayuda al equipo a no perder el enfoque y a no distraerse con razonamientos ociosos. Esto no significa que deba interrumpir una discusión productiva solo porque el tiempo se acaba. Use la planificación del tiempo para las reuniones de revisión del equipo. La planificación del tiempo le permitirá evitar una situación en la que la agenda esté sobrecargada con preguntas de discusión, durante la buena parte de la cual no queda tiempo.

Tiempo para descansos. Cada reunión que dure más de dos horas debe incluir tiempo para un descanso, de lo contrario, los participantes comenzarán a distraerse constantemente y saldrán periódicamente de la sala para tomar un descanso.

Resultados deseados. Esta parte de la agenda describe qué decisiones deben resolverse durante la reunión y qué otros resultados se deben obtener.

Formación de participantes. La práctica muestra que es muy útil recordar a los miembros del equipo qué deben preparar exactamente para una participación productiva en la reunión o qué deberían haber hecho a partir de lo planeado en la última reunión.

Se puede ingresar el ítem “Evaluación de la reunión” si el equipo es joven y está comenzando a acostumbrarse a la disciplina laboral. La evaluación ayudará a aumentar la responsabilidad individual y grupal. Al final de la reunión, su equipo puede evaluar su efectividad punto por punto. En los parámetros evaluados, puede incluir el cumplimiento de las reglamentaciones, la calidad y el nivel de participación de cada uno, la calidad de la facilitación, el enfoque en el tema de la reunión y más.

Información adicional sobre el tema.

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